Règlements généraux de l'AIEQ

Règlements généraux de l'AIEQ (PDF)



ASSOCIATION INTERNATIONALE DES ÉTUDES QUÉBÉCOISES

RÈGLEMENT NO 1

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

(version révisée et présentée à l’Assemblée générale du 23 mai 2012)

 

SECTION 1

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. Dans le présent règlement, les mots suivants désignent ce qui suit :
« Association » : l’association connue sous le nom de Association internationale des études québécoises ou, dans sa version anglaise, International Association of Québec Studies;
« Conseil » : le Conseil d’administration de ladite Association;
« membre de l’Association » : une personne acceptée comme membre de l’Association.

2. Le siège social se situe à l’endroit désigné par le Conseil d’administration.

3. L’exercice financier de l’Association se termine le 31 mars de chaque année, à moins que le Conseil n’en décide autrement.

4. Le sceau de l’Association est celui qui apparaît en marge à la fin des présentes

 

SECTION 2

MEMBRES

5. L’Association est formée de membres répartis en deux catégories.

6. Le Conseil règle à tous les égards les conditions d’admission des membres et, le cas échéant, les catégories de membres.

7. La catégorie A est constituée de toute personne dont les activités professionnelles ou académiques sont reliées à la recherche, au développement ou à la diffusion des études québécoises, de tout étudiant de niveau universitaire intéressé aux études québécoises, ou de toute personne dont les activités favorisent le rayonnement international du Québec. Les membres de cette catégorie disposent du droit de vote et peuvent devenir administrateurs.

8. La catégorie B est constituée de donateurs (personnes physiques ou morales) dont la contribution minimale est déterminée par le Conseil. Les membres de cette catégorie ne disposent pas du droit de vote à l’Assemblée générale des membres et ne peuvent devenir administrateur.

9. Lorsque le membre est une personne morale ou une société en nom collectif, ce membre doit désigner un (1) seul représentant agissant pour et en son nom. Ce membre doit aviser par écrit le Conseil de tout changement de représentant désigné en fournissant le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de tel nouveau représentant. Ce représentant est éligible au poste d’administrateur de l’Association.

10. Le Conseil peut décréter la suspension des droits et privilèges d’un membre ou son expulsion pour inconduite ou violation des règlements de l’Association ou de ses règles de régie interne, ou pour conduite incompatible avec les buts poursuivis par l’Association.

11. La démission d’un membre se donne par écrit ; elle est adressée au secrétaire et elle est remise ou expédiée au siège de l’Association. Une démission peut être donnée en tout temps.

ASSEMBLÉE DES MEMBRES

12. L’Assemblée annuelle des membres est tenue au cours de l’année suivant la fin de l’exercice financier de l’Association, à la date et à l’endroit que le Conseil peut déterminer de temps à autre.

13. Le secrétaire de l’Association, sur instruction du président, du vice-président, du Conseil ou d’au moins huit (8) administrateurs, ou sur réquisition écrite de cinquante (50) membres, doit convoquer sans délai une Assemblée spéciale des membres. Les Assemblées des membres sont tenues au siège de l’Association ou à tout autre endroit que détermine le président ou le Conseil. Une Assemblée des membres peut être tenue en utilisant la téléconférence ou la vidéoconférence.

14. Les Assemblées des membres sont convoquées par lettre, télégramme, télécopie ou courrier électronique adressé, au moins quinze jours avant l’Assemblée, à la dernière adresse des membres connue de l’Association. Cependant, une Assemblée peut être tenue sans avis préalable si tous les membres sont présents ou s’ils ont renoncé à l’avis de convocation ou si les absents ont donné leur assentiment à la tenue de cette Assemblée sans avis. L’avis de toute Assemblée spéciale doit indiquer l’affaire qui doit y être prise en considération.

15. L’omission involontaire de la transmission de l’avis de la tenue de l’Assemblée ou le fait qu’un membre n’ait pas reçu tel avis n’invalidera aucune résolution passée ou aucune des procédures faites à telle Assemblée.

16. Chaque membre de l’Association appartenant à la catégorie A dispose pour son droit de vote d’une voix.

17. Le quorum d’une Assemblée des membres est atteint lorsque vingt-cinq (25) membres sont présents à cette Assemblée. Aucune affaire ne sera transigée à une Assemblée à moins que le quorum nécessaire n’ait été atteint à l’ouverture de cette Assemblée. Le quorum est également assuré par téléconférence ou vidéoconférence.

18. Le président d’Assemblée peut ajourner toute Assemblée générale des membres avec le consentement des membres présents, sans qu’il soit nécessaire de donner aux membres avis formel de cet ajournement. Et toute affaire qui pouvait être validement traitée à l’Assemblée concernée peut l’être également à l’Assemblée ajournée sans aucune autre formalité.

19. Les Assemblées des membres sont présidées par le président de l’Association, ou à son défaut, par un vice-président. C’est le secrétaire de l’Association qui agit comme secrétaire des Assemblées. À leur défaut, les membres choisissent parmi eux un président ou un secrétaire d’Assemblée.

20. Sauf disposition contraire dans la loi, toutes les questions soumises à l’Assemblée des membres seront tranchées par une majorité simple (50 % + 1) des voix validement données. En cas de partage égal des voix, le président de l’Assemblée n’aura pas voix prépondérante.

21. Le vote peut se donner personnellement ou par fondé de pouvoir détenant une procuration écrite. Il n’est pas nécessaire pour le fondé de pouvoir d’être membre de l’Association. Un fondé de pouvoir peut voter en levant la main.

L’instrument nommant un fondé de pouvoir peut revêtir la forme suivante ou une autre au même effet :

« Je, soussigné(e), l’un des membres de l’Association internationale des études québécoises, nomme et constitue par les présentes, ...................................., mon fondé de pouvoir avec plein pouvoir et autorité, pour assister, voter et autrement agir pour moi et en mon nom à l’Assemblée annuelle (ou spéciale) des membres de l’Association qui aura lieu à ............................, le .......................................ième jour d ...................... 20 .......et à tout ajournement d’icelle. Je, soussigné(e) révoque par les présentes toutes autres procurations données par moi qui pourraient être utilisées à cette Assemblée et à tout ajournement d’icelle.

 

Fait ce ................ième jour d ...................  20 ....... »

 

(SIGNÉ)

 

22. Le vote est exprimé à main levée à moins que le scrutin secret ne soit réclamé par au moins trois membres ou à moins que le présent règlement n’en ordonne autrement. Les abstentions exprimées lors des votes (à main levée ou au scrutin secret) ne comptent pas pour établir une décision de l’Assemblée.

23. À l’occasion d’une Assemblée générale annuelle au cours de laquelle il sera procédé à l’élection et la formation d’un nouveau Conseil d’administration, le secrétaire indique à l’ordre du jour joint à l’avis de convocation qu’il y aura élection des membres du Conseil d’administration. Dans le même avis, le secrétaire indique que chacun des membres peut soumettre sa candidature au poste d’administrateur de l’Association en remettant au secrétaire de l’Association un avis écrit, au moins cinq jours avant la tenue de l’Assemblée, à l’effet qu’il entend soumettre sa candidature et attestant, s’il est procédé à son élection, qu’il accepte d’être administrateur.

24. Toute décision, toute résolution et tout règlement signés par tous les membres a la même valeur que si cette décision, cette résolution ou ce règlement avaient été adoptés à une Assemblée régulièrement convoquée et tenue.

25. Dès le moment où le nouveau Conseil d’administration de l’Association est formé, le secrétaire invite les nouveaux membres du Conseil à procéder lors de la première réunion du Conseil à la détermination des dirigeants conformément aux dispositions du présent règlement. 

 

SECTION 3

LES ADMINISTRATEURS

26. L’Association est administrée par un Conseil d’administration composé de trente-deux (32) administrateurs. Il incombe en particulier aux administrateurs de collaborer activement, dans le cadre des politiques et priorités établies par le Comité exécutif, au rayonnement de l’Association dans leur pays.

27. L’administrateur doit être membre de l’Association.

28. Les administrateurs sont élus à l’Assemblée annuelle des membres pour un mandat de deux ans et demeurent en fonction jusqu’à ce que leurs successeurs aient été nommés. En autant que faire se peut, les mandats des administrateurs sont agencés de façon telle que 50 % des administrateurs sont élus annuellement lors de l’Assemblée annuelle. La présence d’un membre à cette Assemblée n’est pas requise pour son élection en tant qu’administrateur.

29. Les administrateurs sont rééligibles. Normalement, un administrateur se retire après trois mandats consécutifs. Il est cependant loisible au Comité exécutif de recommander à l’Assemblée générale la candidature d’un administrateur sortant pour un mandat supplémentaire.

30. L’élection des administrateurs est faite par simple proposition verbale, à moins que le scrutin ne soit demandé.

31. Tout administrateur est tenu d’informer le secrétaire de l’Association dès qu’il cesse d’être qualifié pour agir à titre d’administrateur.

32. Le mandat d’un administrateur de l’Association se termine par son décès, sa démission, sa destitution ou sa perte du cens d’éligibilité.

32.1 Un administrateur peut démissionner en tout temps en remettant sa démission par écrit au président ou au secrétaire ou lors d’une réunion du Conseil ou d’une Assemblée des membres.

32.2 La destitution d’un administrateur s’effectue par le vote majoritaire des membres, lors d’une Assemblée spéciale convoquée à cette fin par le Conseil. Au cours de cette même Assemblée, les membres peuvent procéder à l’élection d’un nouvel administrateur, qui termine alors le mandat de l’administrateur destitué.

33. Un administrateur dont la charge est devenue vacante peut être remplacé par la voie d’une résolution du Conseil et le remplaçant demeure en fonction pour la durée non expirée du mandat de son prédécesseur.

34. Aucun administrateur intéressé, soit personnellement, soit comme membre d’une société ou personne morale, dans un contrat avec l’Association, n’est tenu de démissionner. Il doit cependant divulguer son intérêt au Conseil et s’abstenir de voter sur toute décision ou résolution portant sur ce contrat.

LES RÉUNIONS

35. Les réunions du Conseil ont lieu aussi souvent que le président ou huit autres administrateurs conjointement le jugent nécessaire. Elles sont convoquées par un avis écrit  (lettre, télégramme, télécopie, courrier électronique) ou verbal et le délai de convocation est de dix (10) jours. Une réunion peut être tenue sans avis préalable si tous les administrateurs sont présents ou ont renoncé à l’avis de convocation.

36. Les réunions du Conseil se tiennent au siège de l’Association ou à tout autre endroit que fixe le président ou le Conseil.

37. Les administrateurs peuvent, si tous sont d’accord, participer à une réunion du Conseil à l’aide d’une conférence téléphonique. Ils sont alors réputés avoir assisté à la réunion. Un procès-verbal de la réunion doit alors être rédigé et approuvé lors d’une réunion subséquente.

38. Le quorum est de dix-sept (17) administrateurs pour la tenue des réunions du Conseil.

39. Chaque administrateur a droit à un vote et toutes les questions doivent être décidées à la majorité. Le vote est pris à main levée à moins que le président de la réunion ou un administrateur ne demande le scrutin. Si le vote est pris par scrutin, le secrétaire de la réunion agit comme scrutateur et dépouille le scrutin. Le vote par procuration n’est pas permis et le président de la réunion n’a aucune voix prépondérante au cas de partage de voix. Les abstentions ne sont pas comptabilisées dans le décompte des votes.

40. Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une réunion du Conseil dûment convoquée et tenue.

LES POUVOIRS

41. Le Conseil exerce tous les pouvoirs que lui confèrent la Loi sur les compagnies et les lettres patentes de l’Association. Sans restreindre la généralité de ce qui précède, le Conseil exerce les pouvoirs suivants :

41.1 Approuver les orientations et les objectifs de développement de l’Association.

41.2 Approuver les règles de régie interne de l’Association.

41.3 Approuver les prévisions budgétaires annuelles.

41.4 Nommer et congédier ou révoquer toute personne ou mandataire de l’Association et déterminer ses attributions et sa rémunération, s’il en est.

41.5 Autoriser tous comptes et décider de toutes quittances, de tous billets, traites, lettres de change, chèques ou autres effets de commerce.

41.6 Prendre toutes les dispositions nécessaires pour assurer les meilleurs placements des deniers de l’Association.

41.7 Autoriser, sur présentation de pièces justificatives acceptables, selon ce qui est autorisé par le Conseil, le remboursement des frais de déplacement, de représentation et autres, encourus par les administrateurs dans l’exécution de leurs fonctions ; ces autorisations sont générales ou spéciales et préalables ou non.

41.8 Désigner tout administrateur, dirigeant ou toute autre personne dont la signature lie l’Association.

41.9 Autoriser les mandats, en régler la forme et le contenu et désigner les mandataires.

41.10 Autoriser la représentation de l’Association en justice, désigner les représentants et autoriser l’exercice de toute procédure judiciaire, quasi-judiciaire ou administrative.

41.11 Autoriser le recouvrement de créances, la remise totale ou partielle de dettes et la signature de transactions, compromis et concordats.

41.12 Imposer un droit d’entrée aux membres de l’Association comme condition de leur admission.

41.13 Déterminer la cotisation annuelle des membres de l’Association et leur imposer des cotisations additionnelles.

41.14 Créer des Comités et déterminer leur mandat, désigner leurs membres et, le cas échéant, désigner leur président.

41.15 Susciter par divers mécanismes le support matériel et financier nécessaire au fonctionnement de l’Association et à l’atteinte de ses objectifs.

41.16 Nommer le directeur général de l’Association, déterminer la durée et les conditions de son engagement.

41.17    Approuver les normes et barèmes de rémunération et autres conditions de travail des dirigeants et des employé(e)s de l’Association.

41.18 Déterminer la rémunération des administrateurs, le cas échéant.

 

SECTION 4

DIRIGEANTS

42. Les dirigeants de l’Association sont le président les vice-présidents, le secrétaire et le trésorier, et tous autres dirigeants que le Conseil nommera et dont il déterminera les fonctions par résolution.   Le président sortant, s’il le désire, est un dirigeant de l’Association pendant l’année qui suit la fin de son mandat. Il agit alors comme conseiller auprès du Conseil d’administration et du Comité exécutif et assume toute autre tâche que lui confient le Conseil et/ou le Comité.

43. Les dirigeants sont élus et nommés par le Conseil à la première réunion du Conseil suivant l’Assemblée annuelle des membres ou à toute autre réunion ou Assemblée pour combler une vacance.

44. Les dirigeants ont tous les pouvoirs et les devoirs ordinairement inhérents à leur charge, sous réserve des dispositions de la loi ou des règlements, et ils ont en plus les pouvoirs et devoirs que le Conseil leur délègue ou leur impose.

45. Le président du Conseil exerce les pouvoirs et les fonctions que lui confèrent les règles de régie interne. Il fixe la date des réunions du Conseil et des Assemblées des membres, préside ces réunions et ces Assemblées et veille à l’exécution des décisions qu’on y prend. Il est ex-officio membre de tous les Comités.

46. Les vice-présidents, en plus de seconder le président dans ses tâches et d’assumer toute fonction supplémentaire qui leur est attribuée par le Conseil, sont responsables des tâches ci-après définies :

a) le vice-président aux affaires académiques et scientifiques, qui est élu parmi les membres habitant en permanence au Québec, anime le Comité scientifique de l’Association et, en plus de coordonner l’organisation du colloque annuel de l’Association, veille au développement d’activités et de moyens susceptibles de favoriser les projets des membres et le rayonnement des études québécoises. Il a la responsabilité de former le Comité scientifique qui est composé d’un maximum de six membres auxquels peuvent s’adjoindre autant de membres substituts qui peuvent être invités à remplacer un membre prévoyant qu’il ne peut participer à une réunion. Le quorum aux réunions du Comité scientifique est de quatre (4) membres.

b) les vice-présidents internationaux, dont le nombre et le mandat territorial sont déterminés par le Conseil, sur recommandation du Comité exécutif, veillent à la présence et au rayonnement de l’Association dans leur région respective, facilitent les relations entre les québécistes de leur région et l’Association, animent les membres et conseillent l’Association concernant les besoins et le développement des études québécoises dans leur région ;

c) le vice-président aux affaires administratives et secrétaire-trésorier, qui est également élu parmi les membres habitant en permanence au Québec, concourt à la gestion courante et au développement des ressources humaines, matérielles et financières de l’Association, en plus de remplir les fonctions prévues à l’article 48.

En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, l’un des vice-présidents est désigné par le Comité exécutif pour agir à titre de président par intérim. Ce vice-président a alors tous les pouvoirs et attributions du président et remplit tout particulièrement les fonctions qui lui sont attribuées par le Conseil.

47. Le secrétaire a la garde des documents et registres de l’Association. Il agit comme secrétaire aux réunions du Conseil et aux Assemblées des membres. Il contresigne les procès-verbaux, il envoie les avis de convocation ainsi que tous autres avis aux administrateurs et aux membres. Il exécute les mandats qui lui sont confiés par le président ou le Conseil.

48. Le vice-président aux affaires administratives et secrétaire-trésorier a la garde des valeurs de l’Association et dépose les deniers à l’institution financière choisie par le Conseil. Il signe ou contresigne tous les documents qui requièrent sa signature. Il prépare également les prévisions financières.

49. Le Conseil peut nommer un directeur général qui ne doit pas être nécessairement un administrateur de l’Association. Le directeur général a l’autorité nécessaire pour diriger les affaires de l’Association. Il se conforme à toutes les instructions reçues du Conseil et il donne au Conseil et aux administrateurs les renseignements que ceux-ci peuvent exiger concernant les affaires de l’Association.

 

SECTION 5

COMITÉ EXÉCUTIF

50. Le Conseil élit annuellement, parmi les administrateurs, un Comité exécutif composé d’au moins six (6) membres et définit leurs attributions conformément aux autres dispositions du présent règlement. Les membres font partie de ce Comité pourvu qu’ils demeurent administrateurs, jusqu’à leur destitution ou l’élection de leur successeur.

51. L’élection des membres du Comité exécutif se fait annuellement à la réunion du Conseil suivant immédiatement l’Assemblée annuelle des membres. Les membres précédemment élus du Comité exécutif démissionnent à cette occasion, mais ils sont rééligibles.

52. Le Conseil peut en tout temps destituer avec ou sans raison n’importe lequel des membres du Comité exécutif.

53. Les vacances qui surviennent au Comité exécutif, soit pour cause de mort, de démission, de disqualification, de destitution, soit pour d’autres causes, peuvent être remplies par le Conseil.

54. Les assemblées du Comité exécutif peuvent être tenues sans avis, à telle époque et à tel endroit que le président ou les vice-présidents déterminent, lesquels ont autorité de convoquer le Comité exécutif.

55. Les assemblées du Comité exécutif sont présidées par le président de l’Association ou, en son absence, par un président d’assemblée que les membres présents peuvent choisir parmi eux.

56. Le quorum aux assemblées du Comité exécutif est de quatre (4) membres.

57. La procédure aux assemblées du Comité exécutif est la même que celle prévalant aux réunions du Conseil.

58. Le Comité exécutif a l’autorité et exerce tous les pouvoirs du Conseil pour l’administration des affaires de l’Association, excepté les pouvoirs qui, en vertu de la loi, doivent être exercés par le Conseil ainsi que ceux que le Conseil peut se réserver expressément. Le Comité exécutif fait rapport de ses activités à chaque réunion du Conseil et celui-ci peut alors renverser ou modifier les décisions prises à condition que les droits des tiers ne soient pas affectés. Il est loisible au Comité exécutif de s’adjoindre  un ou des membres ou un ou des administrateurs à titre de conseiller et d’en déterminer le mandat et les attributions. Le mandat de ces conseillers prend fin avec celui du Comité exécutif.

59. Les membres du Comité exécutif reçoivent pour leurs services la rémunération qui est déterminée par résolution du Conseil.

DISPOSITIONS DIVERSES

60. Les livres comptables et les états financiers de l’Association sont examinés chaque année, aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier, par les vérificateurs ou experts comptables nommés lors de l’Assemblée générale annuelle des membres.

61. Toute réunion du Conseil ou toute Assemblée des membres peut, après une interruption, se poursuivre au moment et à l’endroit dont la majorité des participants a convenu avant l’interruption ou dont ils conviennent tous subséquemment.

62. Les contrats et autres documents requérant la signature de l’Association sont signés par le président ou le vice-président aux affaires académiques et scientifiques et par le vice-président aux affaires administratives et secrétaire-trésorier pour lier l’Association. Toutefois, le Conseil peut, sur résolution, autoriser telle ou telles personnes à signer les documents en général ou un contrat en particulier pour et au nom de l’Association.

63. Tous les chèques, traites, billets et autres effets négociables peuvent être signés, tirés, acceptés, ou endossés par la ou les personnes que le Conseil désigne et de la manière que celui-ci détermine.

64. Les administrateurs et dirigeants sont indemnisés et remboursés par l’Association des frais et dépenses qu’ils peuvent être appelés à faire au cours ou à l’occasion d’une poursuite judiciaire intentée contre eux à raison d’actes posés dans l’exercice de leurs fonctions, excepté ceux qui révèlent une négligence ou une faute de leur part.

65. Toute modification ou abrogation de la totalité ou d’une partie du présent règlement par les administrateurs sera sujette, sauf disposition contraire prévue par la Loi sur les compagnies, à la ratification du vote à la majorité simple des membres présents à une Assemblée générale spéciale des membres régulièrement convoquée à cette fin. Cette ratification peut aussi être donnée lors de l’Assemblée générale annuelle, pourvu que l’avis de convocation de telle Assemblée générale annuelle prévue à l’article 14 ait annoncé aux membres la proposition de ratification de modifications aux règlements.

66. Comité de mise en candidature

Le Comité exécutif propose à l’Assemblée annuelle des membres la désignation des trois membres du Comité de mise en candidature, dont un président, qui sont en fonction jusqu’à l’Assemblée annuelle suivante. Le Comité exécutif pourvoit, en cas de nécessité, au remplacement d’un membre incapable de poursuivre son mandat. Le mandat des membres du Comité de mise en candidature est renouvelable une fois consécutivement.

Le Comité de mise en candidature prépare et soumet à l’Assemblée annuelle des membres une liste de candidatures pour combler les vacances au Conseil d’administration, conformément aux dispositions des articles 27, 28, 29, 32 et 33 du présent règlement et en s’assurant de la bonne représentation des diverses régions et des diverses disciplines et champs d’études présents au sein de l’Association.

Nonobstant le mandat du Comité de mise en candidature, tout membre peut, conformément aux dispositions de l’article 23 du présent règlement, soumettre individuellement sa candidature au poste d’administrateur de l’Association. Telles candidatures, si elles sont reçues en temps requis, sont portées à la connaissance du Comité.

Modifications adoptées à l’unanimité lors de l’Assemblée générale spéciale des membres de l’Association tenue le 23 mai 2012 à Ottawa. 

 

 

   

Yannick RESCH,

présidente

Guy Laforest

Vice-président aux affaires administratives

et secrétaire-trésorier